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As dificuldades das empresas na hora de migrar o sistema de tecnologia da informação

27/08/2014
Imagem meramente ilustrativa (retirada de http://cultura.estadao.com.br/noticias/cinema,ela-nao-fala-de-tecnologia-mas-da-dificuldade-de-criar-intimidade-diz-spike-jonze,1134017)
Imagem meramente ilustrativa (retirada de http://cultura.estadao.com.br/noticias/cinema,ela-nao-fala-de-tecnologia-mas-da-dificuldade-de-criar-intimidade-diz-spike-jonze,1134017)

Sua empresa trabalha com um software de gestão, o famoso ERP e durante muitos anos ele foi responsável pela informatização de todos os processos de sua empresa de forma a melhor atender a suas necessidades. Agora a empresa cresceu e o mercado ta evoluindo constantemente e você de repente se viu numa situação em que o software de gestão de sua empresa já não atende mais as necessidades e você sabe que para não ficar pra trás será necessário trocar o sistema EFP de sua empresa, por um mais moderno e que vá lhe atender as necessidades no futuro.  

Bom, então, por onde começar? Primeiramente, se sua empresa não trabalha com desenvolvimento próprio do software que ela usa ou se trabalha e deseja não mais fazer isso, a primeira coisa a ser feita é fazer uma pesquisa com as principais soluções disponíveis no mercado de acordo com o ramo de sua empresa, se sua empresa for do ramo varejista, que é o caso da empresa onde eu trabalho, o ideal é fazer um Benchmarking ou seja, uma pesquisa com outras empresas do ramo e saber quais sistemas elas usam, quais as vantagens desses sistemas, e quais são os sistemas que realmente irão atender a sua empresa.

Feito a escolha, é hora de procurar o fornecedor dessa solução e fazer um orçamento com base no tamanho de sua empresa, volume de informações dentre outros fatores que podem influenciar nos custos dessa implantação. Se achou o custo muito alto, não se desespere, faça uma otimização do sistema, vê o que pode ser implantado e o que pode esperar. Lembrem-se essas empresas estão sempre dispostas a negociar e você pode assinar o contrato com um bom desconto em relação ao primeiro orçamento. Lembre se na hora de adquirir um novo software estar acompanhado sempre pelo responsável de T.I. de sua empresa e que tenha conhecimentos suficientes para debater as idéias junto aos consultores do novo fornecedor.

Fechado o contrato é hora de fazer o projeto, nessa fase os consultores irão fazer um levantamento detalhado de todos os processos queserão automatizados, corpo técnico, usuários chaves e hardwares disponíveis. Lembre se que essa fase do projeto ate a implantação em si pode durar vários meses. O maior desafio será mesmo durante a implantação, a começar pela equipe de T.I. Essa equipe já possui sólidos conhecimentos dos processos e ferramentas utilizadas no antigo sistema e são capazes de resolver problemas sem maiores dificuldades. Com a implantação do novo sistema eles terão que se especializar novamente em outras ferramentas como plataformas e banco de dados que o novo ERP utilizará.

O que parece ser um pesadelo passa a ser uma oportunidade de adquirir novos conhecimentos se especializando em novas ferramentas mais modernas e mais conhecidas no mercado do que as usadas anteriormente. Já para os usuários finais a maior dificuldade será o desapego ao antigo sistema, uma dica para essas situações é fazer com que o usuário esqueça o antigo sistema evitando fazer comparações e fazendo-o focar apenas no aprendizado do novo sistema de gestão.

Lembre-se que o mercado não pára e se realmente as ferramentas de T.I. usadas na sua empresa já não atende as necessidades ou se não atenderá num futuro próximo, é hora de mudar.

Fonte: Administradores.com, escrita por Bruno Renato